Método GTD: Entenda o que é e como implantar

A produtividade é inerente a cada pessoa, e isso pode acabar afetando a vida profissional e pessoal de diferentes maneiras. Por esse motivo, é preciso ter técnicas de aperfeiçoamento e controle para ter mais conhecimento acerca dos limites e forças. O Método GTD, proposto pelo consultor de empresas David Allen, é um deles e ajuda em diversos pontos, como organização, aumento de capacidade e energia criativa.  No entanto, para alcançar um nível elevado de produtividade satisfatória, é preciso estabelecer hábitos no dia a dia que passam a fazer parte da vida como um todo. O método GTD (Get Things Done), que em tradução livre se tornou “Faça Acontecer”, propõe o emprego de habilidades de organização que podem ser aprimoradas ao longo do tempo, desde que tenham um ponto de partida e objetivos claros.

5 fatores para aplicação do método GTD

Para que a mente alcance um estado de relaxamento, e assim aproveite todo o potencial de criatividade e energia que pode ser direcionado às tarefas cotidianas, é necessário criar determinados hábitos.  É isso que propõe David Allen. O método pode ser aplicado por meio de 5 fatores que criam habilidades que vão sendo aprimoradas ao longo do tempo.
  1. Captura e produção de ideias

O primeiro fator trata da eliminação do acúmulo de informações na mente. O cérebro é interligado por milhões de neurônios que utilizam  informações que precisam ser despachadas de alguma forma.  Porém, esse gasto de energia pode ser economizado. Basta anotar informações em blocos de notas, por exemplo, e classificar por ordem de importância as tarefas a serem executadas.  Por exemplo, vamos imaginar a tarefa  “pagar ipva atrasado parcelado”. É possível incluir essa atividade nas obrigações diárias e fazer o pagamento através do aplicativo do seu banco, seja na hora ou agendamento, ou como pode também ir até uma lotérica para efetuá-lo. Após isso, consegue-se acompanhar as novas etapas, que são determinantes para que não haja preocupação aparente sobre a tarefa ou seu desenvolvimento. É preciso ponderar as tarefas para verificar se é relevante, para que não seja apenas mais uma atividade que pode ser delegada para terceiros, entre tantas responsabilidades. Assim, também é preciso avaliar a importância e urgência dela. Também há diversas maneiras de guardar as ideias que surgem, a partir de lembretes que podem ser utilizados algum tempo depois. Se carregar um bloco de notas de papel e uma caneta é incômodo, por exemplo, é possível utilizar a tecnologia.  Computadores, tablets, celulares e até mesmo smartwatches possuem aplicativos que permitem anotações escritas ou faladas, e que podem ser acessadas em momentos mais oportunos.
  1. Esclarecendo as ideias anotadas

Ao seguir o método GTD para a produtividade da mente e pensando em produzir mais e de maneira melhor, é preciso esclarecer as ideias anotadas, fazendo um verdadeiro processamento de dados.  Assim, é necessário verificar todas as informações reunidas e dar um andamento sobre tudo que foi captado anteriormente.  Esse é um fator que trata sobre os questionamentos que as ideias apresentam, e quais demandas exigem ação.  Nesse processo, há diferentes caminhos que podem ser seguidos:
  • Adiar com prazo determinado.
  • Arquivamento;
  • Delegar para outros;
  • Descarte;
  • Realizar imediatamente;
  • Incubação.
O adiamento das tarefas deve ter hora marcada para acontecer. Pode ser uma reunião para verificar a Reforma sala comercial, uma viagem de negócios ou a entrega de um relatório.  O arquivamento pode ser tratado como uma referência para o futuro, porém deve estar acessível a qualquer momento, para pesquisa de forma organizada.  Ao delegar uma tarefa para outra pessoa, significa que os processos podem ser terceirizados. Essa parte do processo é muito utilizada em empresa de rede de distribuição pois é de muita ajuda para quem ocupa cargos de liderança ou gestão em empresas como .  Fazer acontecer de forma imediata é o método GTD em toda a magnitude O método GTD acredita que a fase de fazer acontecer de forma imediata é o projeto em toda sua magnitude. Para isso, David Allen indica que, se há uma tarefa que demanda menos de 2 minutos da sua atenção, o melhor é fazê-la imediatamente. Pode ser uma ligação telefônica, o envio de um e-mail ou a leitura de um comunicado corporativo.  A incubação representa algo que não é, necessariamente, uma demanda imediata, mas deve se manter dentro de uma lista de afazeres que precisam de uma solução o mais rápido possível. 
  1. Organização está relacionada à execução

Um ambiente bem organizado leva à realização de tarefas de modo mais fácil.  O método GTD também pode ser aplicado a ambientes físicos, como uma Empresa de caldeiraria industrial. A partir disso, pode-se adotar o método de organizar as ferramentas em um armário, enquanto a matéria-prima está em um depósito dedicado e com acesso por almoxarifado. Assim, fica mais fácil executar as tarefas sem a necessidade imediata de procurar ferramentas ou matérias-primas quando elas estão devidamente organizadas nos devidos lugares.  Conforme as alternativas propostas no fator de esclarecimento de ideias, é possível elencar a 6 ou 7 ações que estão relacionadas à produtividade.  No fator que visa a organização, é possível separar em listas, ou mesmo em pastas dedicadas para o cumprimento das tarefas, por exemplo
  • Aguardo de respostas;
  • Arquivos de suporte;
  • Calendário de execução;
  • Material de suporte;
  • Projetos em andamento;
  • Próximas ações;
  • Referências futuras.
Seguindo a organização conjunta, até mesmo setores podem compartilhar ideias e ações bem definidas para cada execução, otimizando e agilizando ainda mais os processos.  Dessa forma, fica mais fácil utilizar as ferramentas apropriadas, a matéria-prima específica, e todo o processo produtivo dentro das finalidades propostas pela empresa.
  1. Reflexão sobre as ideias para colocar em prática

Ao colocar em prática os primeiros três fatores do método GTD, é preciso definir as prioridades, as tarefas delegadas e o que pode ser descartado. Essas atividades podem ser feitas de tempos em tempos, como práticas diárias, semanais, mensais e anuais.  Nesse ponto, é possível organizar diversos pontos, que podem ser desde a simples limpeza da mesa de trabalho, até a revisão de projetos em andamento e o início de outros que estão agendados.  Um exemplo de atividade que precisa de organização é a contratação de uma empresa para Monitoramento residencial 24 horas, para que quando venha ser feita a instalação dos aparelhos necessários não venha atrapalhar a organização da sua rotina.  As cobranças sobre as tarefas delegadas devem ser realizadas nesse momento, para que diferentes setores não sejam prejudicados ao longo do processo.  O calendário é sempre uma ferramenta que precisa estar à mão para o controle de tempo, pois mesmo que os prazos fiquem apertados e necessitem de remanejamento, é possível organizá-los. Ainda mais em setores que trabalham com horários agendados como uma Clínica urologia brasília.  Para tudo isso é importante sempre focar em um estado de foco, buscando soluções que sejam criativas e definitivas para todo o processo de trabalho proposto pelo método GTD.
  1. Engajamento para ter tudo nos trilhos

A pessoa que adota o método GTD para a vida e para aplicação na empresa em que atua, qualquer que sejam as tarefas a serem cumpridas, precisa de engajamento, próprio e de terceiros.  É necessário identificar pontos específicos que ajudam nas tomadas de decisões durante todo o período de um projeto, ou dentro de um processo produtivo. Um exemplo é o engajamento relacionado ao método GTD, que leva em conta critérios limitadores, como ações que demandam energia em alta e disposição de tempo, como processos executados em equipamentos Atuador de dupla ação Outro ponto do engajamento trata de horizontes de foco, em que são divididos em seis bases:
  1. Calendário e ações;
  2. Projetos em andamento;
  3. Áreas de foco e responsabilidade;
  4. Metas e objetivos;
  5. Visão de alcance;
  6. Princípios e propósitos.
Tudo exatamente nessa ordem, pois assim levam a outros dois pontos significativos, que tratam das prioridades nas mais diferentes etapas. Por fim, faz-se a ligação entre os itens, separando entre: as atividades devidamente planejadas, as tarefas que não são planejadas mas precisam de uma resolução, e a definição sobre o que tem de ser feito, de uma maneira ou de outra.  Esses cinco passos propostos pelo método GTD podem ser complementados com outros fatores recorrentes, que ajudam ainda mais a líderes, gestores e equipes de trabalho a se tornarem mais produtivas, mesmo com menos gasto de energia. 

Conclusão

É certo compreender que o método GTD não é a fórmula definitiva para a produtividade e eficiência na rotina, levando a todas as soluções para a gestão empresarial e o comportamento dos funcionários. Apesar disso, é bastante efetivo e pode ser conciliado a outras técnicas para dinamizar os fluxos de trabalho e elencar prioridades. De qualquer forma, o método GTD vai auxiliar, e muito, em diversos pontos estratégicos, ajustando o gerenciamento de diferentes processos, funcionando como um estímulo aos líderes e repassados às equipes de trabalho para alcançar todas as metas e objetivos traçados, mesmo que imprevistos ocorram. Tudo estará centrado, afinal, a dois pontos distintos, que podem ser identificados a partir da organização e do crescimento ao longo do tempo.  Com a aplicação de organização no ambiente de trabalho, é possível manter ferramentas e materiais em um mesmo local, para evitar que a produtividade seja prejudicada.  Assim, quando o processo de Banho de verniz em bijuterias, por exemplo, for feito, demandará menos tempo do funcionário, do que quando ele ainda precisava buscar pelas ferramentas necessárias para realizar a função.   O crescimento é observado no aprimoramento quanto ao fluxo das tarefas, mesmo quando há setores interdependentes. Dessa forma, o trabalho flui melhor, e as obrigações podem ser entregues sem esforço extra necessário. Por fim, o estímulo da equipe está intimamente relacionado à gestão empregada, e a dinâmica proposta pelo Método GTD que propõe que se faça acontecer de qualquer maneira, porém com indicadores que permitem a otimização de desempenho dos funcionários. Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Business Connection, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.

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Bruno Stainen

Olá, Bruno Stainen aqui! Desde 2014 venho ajudando a empresas de todos os tamanhos e de todos os tipos a melhorarem seu posicionamento na internet através de técnicas de Marketing Digital. Espero que minha expertise possa te ajudar a alavancar seu negócio para o próximo nível. Sucesso é a única possibilidade!